Transports sanitaires : Agrément et autorisations de mise en service

L’agrément de transports sanitaires pour une entreprise de transports sanitaires ou un établissement de santé confère la possibilité d’effectuer des transports sanitaires.

Il est la résultante d’un cumul de conditions de locaux, de personnels et de véhicules disposant d’une autorisation de mise en service.

Cet agrément est impératif avant toute prise en charge de patient.

Le fait de transporter des patients pendant le retrait de l’agrément délivré par l’ARS expose l’entreprise ou l’établissement à un retrait définitif de son agrément nonobstant les poursuites pénales prévues à l’article L.6313-1 du code de la santé publique.

Remarque : il n’existe pas d’agrément pour les véhicules de transports sanitaires, c’est l’entreprise qui en bénéficie.

Il existe plusieurs cas de délivrance d’un agrément de transports sanitaires : pour une nouvelle entreprise, pour un nouvel établissement secondaire ou pour un groupement d’intérêt économique.

1.    Une nouvelle entreprise

A ce jour, les cinq départements qui composent la région Hauts de France ont atteint voire dépassé le nombre théorique de véhicules fixé par arrêté. Il n’est donc pas possible d’octroyer de nouvelles autorisations de mise en service.

Par conséquent, la création d’une nouvelle entreprise de transports sanitaires se fait par un dépôt de dossier de demande d’agrément et concomitamment par une demande de transfert des autorisations de mise en service suite à cession de véhicules ou de leur droit d’usage (pour les véhicules en leasing ou en location longue durée…).

Il est important de rappeler que la cession ne peut porter ni sur l’agrément de l’entreprise cédante ni sur les AMS des véhicules cédés. Tout acte faisant état d’une cession de ces éléments sera considéré comme nul et provoquera le rejet du dossier sans autre analyse.

Il est donc recommandé de faire établir l’acte de cession par un professionnel du droit qui engagera sa responsabilité lors de sa rédaction.

2.    Un nouvel établissement secondaire

La création d’un nouvel établissement secondaire peut revêtir deux formes :

• Création à partir de la flotte des véhicules de l’établissement principal ou d’un autre établissement secondaire
• Création sur la base d’une cession de véhicules ou de leur droit d’usage par une autre entreprise

2.1    Sur la base de la flotte des véhicules d’un autre établissement

Dans ce cas, la demande d’agrément se fait concomitamment à une demande de transfert d’AMS dans le cadre d’une modification d’implantation de véhicules.

2.2    Sur la base d’une cession de véhicules ou de leur droit d’usage par une autre entreprise

Dans ce cas, la demande est similaire au paragraphe 1. Il conviendra uniquement de préciser que la demande porte sur un établissement secondaire

Le nouvel établissement secondaire doit regrouper toutes les caractéristiques d’une entreprise à savoir :

• Des locaux permettant l’accueil du public, le stationnement, la désinfection, l’entretien courant des véhicules, la possibilité pour le personnel de pouvoir se changer, éventuellement de prendre la garde ambulancière
• Du personnel qualifié et à jour de ses justificatifs d’exercice professionnel,
• Au moins deux véhicules dont au moins une ambulance (ou ASSU).

L’ensemble étant conforme aux dispositions de l’arrêté du 12 décembre 2017 fixant les caractéristiques et les installations matérielles exigées pour les véhicules affectés aux transports sanitaires terrestres.
 

3.    Un groupement d’intérêt économique (GIE)

Cette procédure concerne les GIE formés pour la garde ambulancière qui bénéficient alors d’un agrément spécifique qui vient se substituer à celui des entreprises qui le composent.

Il s’agit de mutualiser les moyens de plusieurs entreprises afin de mieux répondre aux obligations de garde prévues par le code de la santé publique.

Toute demande d’agrément se fait par l’intermédiaire du lien DEMARCHES SIMPLIFIEES

Article R.6312-37 du code de la santé publique 

Le transfert de l'autorisation initiale de mise en service d'un véhicule sanitaire est soumis à l'accord préalable du directeur général de l'agence régionale de santé en cas de :

• modification de la catégorie du véhicule ;
• modification de l'implantation du véhicule ;
• cession du véhicule ou du droit d'usage de ce véhicule, au profit et à la demande du cessionnaire au titre de la même catégorie et du même département.

L'absence de réponse dans un délai de deux mois à compter de la réception de la demande vaut accord tacite.

1.    Modification de catégorie de véhicule

Cette demande porte sur la modification de la catégorie d’un véhicule de l’entreprise exploité de manière pérenne, ce qui exclut les véhicules de remplacement temporaire.

La demande porte sur une modification :

• De VSL en ambulance
• D’ambulance en VSL

Le remplacement d’une ambulance par une ASSU et inversement sont de plein droit et non soumis à accord du directeur général de l’ARS.

En dehors de ce cas précis, ces dossiers ne sont pas de plein droit et constituent des formalités obligatoires car elles entraînent une modification de l’agrément,

Il faudra impérativement prévoir que les installations matérielles puissent accueillir un véhicule de dimension supérieure dans le cadre des dossiers de demande de modification VSL en ambulance. Cette opération ne peut justifier que l’ambulance stationne sur la voie publique ou à l’extérieur des locaux autorisés.

Par ailleurs, la mise en œuvre d’un véhicule sans accord de l’ARS ou sans attendre le délai d’obtention d’un accord tacite entraînera la saisine du sous-comité de transports sanitaires pour avis avant décision de retrait temporaire ou définitif de l’agrément de l’entreprise.

De même, les transports opérés avec le véhicule non autorisé feront l’objet d’une procédure en indu de la part des organismes d’assurance-maladie et d’une dénonciation auprès des services du procureur de la République.

2.    Modification de l’implantation du(es) véhicule(s)

Cette demande peut se présenter dans plusieurs cas :

• Déménagement de l’entreprise dans des nouveaux locaux
• Transfert d’un ou plusieurs véhicules entre différents établissements de la société disposant déjà d’un agrément

Pour les transferts entre établissements, il faut impérativement que l’établissement cible soit en capacité d’accueillir physiquement les véhicules objets de la demande. Cette opération ne peut justifier que les véhicules stationnent hors des locaux autorisés.

Ces dossiers ne sont pas de plein droit et constituent des formalités obligatoires car elles entraînent une modification de l’agrément, et ce même pour un déménagement au sein d’une même commune voire dans une même rue.

Les nouveaux locaux faisant l’objet d’une attestation sur l’honneur de conformité des installations matérielles, ils seront susceptibles de faite l’objet d’une inspection.

 
3.    Cession des véhicules ou de leur droit d’usage

Cette demande porte soit sur les véhicules en pleine propriété soit exploité de manière durable dans le cadre d’un contrat de location longue durée, location avec option d’achat ou leasing.

Il est donc recommandé de prendre attache préalablement avec le propriétaire légal des véhicules (banque ou organisme de crédit) afin de voir si ce dernier est favorable au transfert du droit d’usage du véhicule, ce qui s’assimile à un transfert du contrat d’exploitation

Cette mesure implique que le nom de l’entreprise cédante apparaisse soit en ligne C1 (propriétaire) soit en ligne C3 (exploitant) sur le certificat d’immatriculation (aussi appelé carte grise) du véhicule cédé. Tout dossier présenté sans un document respectant cette condition sera systématiquement rejeté.

L’acte de cession doit porter exclusivement sur les véhicules ou leur droit d’usage. Tout acte de cession (ou compromis) portant sur les AMS sera considéré comme nul et ne pouvant servir de support au dossier.

La cession des véhicules peut se faire au profit de l’entreprise cessionnaire mais également au profit directement d’un de ses établissements secondaires. Il conviendra de le préciser dans le dossier

De même que pour les modifications d’implantation, il faut que les locaux qui vont accueillir les véhicules cédés soient de dimensions suffisantes pour les accueillir. Cette opération ne peut justifier que les véhicules stationnent hors des locaux autorisés.

Toute demande de transfert des autorisations de mise en service se fait par l’intermédiaire du lien DEMARCHES SIMPLIFIEES

Les dossiers de demande d’agrément ou de transfert d’AMS comportent trois phases :

1.    La phase de dépôt

Vous devez déposer un dossier de demande d’agrément en suivant les liens susvisés.

Vous devez respecter impérativement le remplissage du dossier et tout document marqué d’un* est à transmettre obligatoirement. A défaut, vous ne pourrez déposer le dossier.

Une fois le dossier déposé, les services de l’ARS vérifient sa recevabilité et sa complétude.

2.    La phase d’instruction

L’ARS dispose d’un délai de deux mois à compter de la réception du dossier pour prendre une décision. Passé ce délai, cette demande est réputée bénéficier d’un accord tacite

Toutefois, ce délai de deux mois ne débute qu’à compter de la date à laquelle le dossier est réputé complet et recevable, c’est-à-dire que tous les documents nécessaires à son instruction ont été transmis et qu’ils étaient exploitables.

En effet, il arrive parfois que la personne qui dépose le dossier ne soit pas légalement en capacité de le faire ou que les documents soient considérés comme non recevables : absence de date, de signature, mauvais document, document périmé…

Les services de l’ARS demanderont par l’intermédiaire de la messagerie dédiée l’ensemble des documents. L’absence de transmission en empêchera l’instruction et impliquera la dépose d’un nouveau dossier en cas de silence du requérant dans un délai de trois mois.

3.    La phase de décision

Les services de l’ARS soumettent au directeur général de l’ARS après analyse une décision de refus ou d’accord d’agrément de transports sanitaires

Le refus d’agrément, lié en l’occurrence à un transfert d’AMS, peut actuellement être refusé pour un des motifs visés à l’article R.6312-37 du code de la santé publique.
- la satisfaction des besoins sanitaires locaux de la population sur le département 
- la situation locale de la concurrence 
- le respect du nombre théorique de véhicules affectés aux transports sanitaires mentionné à l'article R. 6312-30 du code de la santé publique
- la maîtrise des dépenses de transports de patients.

Un seul de ces critères d’analyse peut servir de base à une décision de refus.

3.1    Décision de refus

La décision de refus est fondée sur un ou plusieurs des critères susvisés.

Elle est susceptible de recours dans les deux mois qui suivent sa notification ou sa publication au recueil des actes administratifs de l’Etat en préfecture.

Attention : il est fortement conseillé d’établir uniquement des actes non définitifs pour le dépôt des dossiers :
- Projet de statuts
- Compromis de vente avec une condition de réalisation de la vente liée à la décision de l’ARS
Ceci permet de ne pas s’exposer à des procédures judiciaires contraignantes en cas de décision défavorable : un compromis de vente sans condition liée à la décision de l’ARS pourra faire l’objet d’une procédure en vente forcée…

3.2    Décision d’accord

La décision portant accord est également susceptible de recours par toute personne ayant un intérêt à agir à son encontre et ce pendant un délai de deux mois à compter de sa publication au recueil des actes administratifs de l’Etat en préfecture.

La décision acte de l’octroi de l’agrément et/ou du transfert des autorisations de mise en service.

Elle impose également que tous les actes non définitifs déposés au soutien de la demande soient régularisés afin de constituer un dossier d’agrément conforme à la règlementation en vigueur.

Cela implique donc de transmettre :

 Pour les dossiers d’agréments :

-    Copie des statuts de l’entreprise qui seront communiqués au greffe du tribunal de commerce
-    Le numéro SIREN de l’entreprise ou le numéro SIRET de l’établissement
-    Protocoles de désinfection
-    Confirmation de la liste du personnel mettant en œuvre les véhicules
-    L’acte définitif de cession ou une attestation établie en ce sens
-    L’attestation sur l’honneur de conformité des véhicules avec leur date de mise en service (conditionne la délivrance des autorisations de mise en service et des attestations pour les avertisseurs sonores et lumineux)
-    Certificats d’immatriculation des véhicules au nom de la nouvelle entreprise agréée (conditionne la délivrance des autorisations de mise en service et des attestations pour les avertisseurs sonores et lumineux)

Pour les dossiers de transferts d’AMS :

Pour les demandes de modification de catégorie :
-    L’attestation sur l’honneur de conformité du véhicule avec sa date de mise en service 
-    Certificats d’immatriculation des véhicules au nom du nouveau propriétaire ou du nouvel exploitant 
-    Le cas échéant, le contrat d’exploitation du nouveau véhicule
(La transmission de ces documents conditionne la délivrance de l’autorisations de mise en service et des attestations pour les avertisseurs sonores et lumineux)

Pour les demandes liées à une modification d’implantation
-    Certificats d’immatriculation des véhicules indiquant leur nouvelle domiciliation (conditionne la délivrance des autorisations de mise en service et des attestations pour les avertisseurs sonores et lumineux)
-    Pièces complémentaires pour les dossiers déposés dans le cadre d’un déménagement de l’entreprise : statuts modifiés indiquant la nouvelle domiciliation

Pour les demandes liées à une cession des véhicules ou de leur droit d’usage
-    L’attestation sur l’honneur de conformité des véhicules avec leur date de mise en service établie par le cessionnaire 
-    Certificats d’immatriculation des véhicules indiquant leur nouveau propriétaire ou leur nouvel exploitant 
-    Le cas échéant, nouveau contrat de location longue durée, location avec option d’achat ou de leasing au bénéfice de l’exploitant du véhicule 
(La transmission de ces documents conditionne la délivrance de l’autorisations de mise en service et des attestations pour les avertisseurs sonores et lumineux)