L’agence régionale de santé – en lien avec les équipes des conseils départementaux pour les établissements relevant d’une compétence d’autorisation conjointe – mène la mission de contrôle et d’inspection des établissements médico-sociaux dans la région. Ces missions essentielles ont pour objectif de s’assurer de la sécurité et de la qualité de la prise en charge et des accompagnements dans les établissements pour personnes âgées et pour personnes handicapées.
Concrètement ? L’équipe d’inspection va s’assurer que les conditions d’installation, d’organisation et de fonctionnement de la structure ne présentent pas de risques susceptibles d’affecter la prise en charge des personnes accueillies et respectent bien leurs droits, notamment en matière d’effectifs, de permanence médicale, de qualification du personnel, de circuit du médicament, de sécurité sanitaire, ou encore de politique de promotion de la bientraitance, de prévention et de traitement de la maltraitance.
Chaque réclamation et chaque signalement reçus par l’ARS sont pris en compte et instruits par ses équipes
Les usagers ou leurs proches peuvent formuler une réclamation aux autorités de tutelle lors de difficultés, de toute nature, rencontrées au sein d’un établissement ou d’un service. La direction et les personnels de ces structures médico-sociales, ainsi que les institutions peuvent également transmettre des signalements. Les établissements ont par ailleurs pour obligation de réaliser un signalement à l’ARS et/ou au Conseil départemental en cas d’événement grave. Chaque réclamation et chaque signalement reçus par l’ARS sont pris en compte et instruits par ses équipes, pour assurer un premier niveau de réponse. Selon les cas, l’Agence peut également participer à un travail pluri-partenarial pour trouver des solutions à des situations individuelles complexes
Des explications sont ainsi demandées à l’établissement, afin d’évaluer la nature de la difficulté remontée, de déterminer si des mesures ont été mises en place par l’établissement pour parer aux problèmes signalés, et demander à l’établissement de tirer les enseignements utiles du dysfonctionnement pour éviter sa répétition.
Lorsque les signalements ou réclamations mettent en évidence des situations d’une gravité /sensibilité particulière, par exemple un risque important et immédiat pour les personnes accueillies, une inspection non programmée peut être décidée en prenant en compte les griefs énoncés dans la réclamation ou le signalement
L’agence régionale de santé, lorsqu’elle intervient dans ce cadre, ne se substitue ni aux autorités judiciaires qui peuvent être saisies par ailleurs par le signalant, ni aux mesures disciplinaires individuelles qui pourraient être prises par l’employeur. L’inspection porte, elle, sur l’organisation de l’établissement afin d’identifier d’éventuels dysfonctionnements structurelles qui pourraient conduire à des incidents au sein de la structure.
Un programme pluriannuel de contrôle des établissements
En plus des inspections décidées à la suite de signalements et réclamations, l’ARS définit chaque année en lien avec les conseils départementaux un programme d’inspection et de contrôle des établissements. Ce programme porte sur les thématiques sanitaires, médico-sociales, et celles relatives à la santé environnementale.
La composition des équipes d’inspection est définie – s’agissant du nombre d’inspecteurs et de leur champ d’intervention - en fonction des thématiques à investiguer lors de ces inspections. Le champ d’intervention est défini par le code de l’action sociale et des familles (CASF) et le code de la santé publique (CSP) : l’organisation et le fonctionnement général de la structure ; le droit des usagers ; la conformité des équipements ; l’organisation des soins et la prise en charge médicale ; le respect des bonnes pratiques professionnelles ; les éléments d’environnement ayant un impact sur la santé (qualité de l’eaux et de l’air, déchets, hygiène…) ; l’habitat et la qualité de vie ; la bonne mise en place d’animations et liens sociaux ; la prévention de la maltraitance ; la gestion des risques. Les inspections sont conduites de la même manière qu’il s’agisse d’un établissement public ou privé.
L’inspection d’un établissement comprend en général les étapes suivantes :
- Une visite des locaux afin de s’assurer notamment que les conditions d’accueil sont adaptées, et de l’hygiène générale;
- L’étude de documents, soit sur place, soit recueillis et analysés dans un second temps ;
- Des entretiens avec la direction et des personnels afin de comprendre le fonctionnement et l’organisation de l’établissement, mais aussi le cas échéant d’objectiver d’éventuels griefs rapportés ;
- La possible analyse de dossiers médicaux par un médecin inspecteur de l’ARS lorsque cela est nécessaire.
Des inspections spécifiques peuvent également être diligentées sur des thématiques relatives à la santé environnementale comme la prévention du risque de légionellose, l’amiante ou les déchets d'activités de soins à risques infectieux (DASRI).
Mesures correctives, sanctions possibles et suivi des établissements inspectés
L’objectif d’une inspection est double : il s’agit de constater un dysfonctionnement, un écart avec les textes ou les bonnes pratiques, un problème, et de recommander ou prescrire des solutions pour y remédier. La mission établit, à l’issue de son inspection, un rapport relatant les constats réalisés. Ce rapport, ainsi que les mesures correctives pour remédier aux dysfonctionnements sont adressés à l’établissement et s’inscrivent dans le cadre d’une procédure contradictoire, sauf situation d’urgence. Ces mesures prennent la forme de recommandations, de prescriptions, voire d’injonctions pour les situations d’une gravité particulière.
La réponse apportée par l’établissement dans le cadre de la procédure contradictoire est analysée par la mission d’inspection. Lorsque les réponses apportées par la structure sont satisfaisantes, des mesures envisagées sur les points correspondants peuvent être levées, les autres mesures envisagées étant maintenues avec des échéances.
A l’issue de la procédure contradictoire, un suivi des mesures correctives demandées est réalisé par l’agence régionale de santé – et par le conseil départemental pour les inspections conjointes. L’établissement doit présenter aux échéances fixées les éléments attendus. C’est notamment le cas lorsqu’un plan d’actions est demandé à la structure, assorti d’un calendrier précis. Le suivi des mesures correctives donne lieu à des points d’avancement réguliers avec l’ARS, et le cas échéant d’une visite de suivi d’inspection pour s’assurer de la mise en œuvre des mesures.
En dehors des recommandations et des prescriptions, des mesures de police administrative peuvent être prononcées lorsque la situation le justifie : injonctions à remédier à des risques liés à la prise en charge, injonctions de remédier à un déséquilibre financier, astreinte journalière, interdiction de gérer toute nouvelle autorisation, sanction financière, administration provisoire par un autre gestionnaire, suspension voire cessation d’activité (qui implique la réorientation des personnes accueillies vers d’autres structures similaires).
Des suites de nature judiciaire peuvent également être engagées, notamment par le signalement au Procureur de la République de tout fait constaté lors du contrôle susceptible de constituer un délit ou un crime, comme le prévoit l’article 40 du code de procédure pénale.
L’ensemble des EHPAD inspectés d’ici fin décembre 2024
L’ARS Hauts-de-France est engagée depuis mi-2022 dans le contrôle de l’ensemble des EHPAD. Trois niveaux d’inspection-contrôle ont été définis pour mener à bien ce programme :
- Des inspections globales de la structure avec déplacement sur site ;
- Des inspections ciblées, centrées sur les points clés liés au fonctionnement d’un établissement, par exemple la gouvernance, les locaux, les droits des usagers… Elles sont réalisées sur site;
- Des contrôles sur pièces, à distance, en demandant à l’établissement de répondre par écrit à des questions sur la gouvernance, les ressources humaines et la prise en charge des résidents et de transmettre une quarantaine de documents stratégiques afin de les analyser.
Dans tous les cas, un rapport est établi, et des mesures sont demandées à la structure dans le cadre d’une procédure contradictoire.
Les conseils départementaux participent aux inspections sur site conjointement avec l’ARS.
Des travaux régionaux sont menés en continu pour définir pour chaque établissement le niveau d’inspection-contrôle adapté au risque encouru selon des critères comme le taux d’occupation des établissements, l’état des ressources humaines ou l’existence de réclamations de la part de famille.
Le principe de ce ciblage des inspections est qu’à tout moment une inspection plus complète pourra être décidée si le contrôle sur pièce ou l’inspection ciblée révèlent des dysfonctionnements.
