Hauts-de-France

Autorisation et évaluation des programmes d’ETP

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L’instruction des demandes d’autorisation s’appuie sur le respect du cahier des charges national d’un programme d’ETP et sur l’intégration des programmes d’ETP dans les parcours de santé définis par le Projet régional de santé.
Corps de texte

Il existe 3 procédures d’autorisation :

  • demande initiale
  • demande de renouvellement
  • demande préalable de modifications (coordonnateur, objectifs, sources de financement)

Tout dossier de demande d’autorisation est adressé sous pli recommandé avec accusé de réception à l’Agence Régionale de Santé en un exemplaire papier unique à l’adresse suivante :

Agence Régionale de Santé des Hauts-de-France

Direction Prévention Promotion de la Santé

Sous-Direction Parcours de prévention

556 Avenue Willy Brandt

59777 Euralille

+ copie en version numérique par mail à l’adresse : ars-hdf-pps-parcours@ars.sante.fr

La demande d’autorisation est effectuée au moyen d’un dossier type et de ses annexes mis à disposition sur le site.

Le code de la santé publique prévoit une amende de 30 000 € en cas de mise en œuvre d’un programme sans autorisation (L. 1162-1 CSP). 

Les demandes sont instruites par le service Prévention intégrée aux soins, dans un délai de deux mois à compter de l’accusé de réception d’un dossier complet. 

En l’absence de décision dans ce délai de 2 mois, le programme est autorisé tacitement.
 
L’autorisation est délivrée pour 4 ans, mais elle devient caduque si le programme n’est pas mis en œuvre dans les 12 mois suivant son autorisation, ou s’il n’est pas mis en œuvre pendant 6 mois consécutifs (sauf circonstances particulières et décision du directeur de l’ARS).

A noter
Depuis l’arrêté du 14 janvier 2015, tous les intervenants (professionnels et patients intervenants) doivent être formés à la dispensation de l’éducation thérapeutique, et le coordonnateur, à la coordination de l’ETP. Ces compétences sont attestées par une formation théorique et pratique d’une durée minimale de 40 heures, conforme au référentiel des compétences fixé par l’arrêté du 2 août 2010 modifié et dispensée par un organisme de formation agréé. Les attestations de formation de tous les membres de l’équipe et du coordonnateur sont jointes au dossier. Elles précisent la durée de la formation et son contenu.

Le décret du 19 décembre 2017 autorise l’ARS HdF à déroger à cette obligation à titre expérimental et pour une durée de 2 ans, pour la formation à la coordination du coordonnateur du programme à condition que ce dernier : 

  • soit représentant d’une association de patients agréée au titre de l’article L. 1114-1 du code de la santé publique
  • ou justifie des compétences de cadre de santé ; 
  • ou intervient au sein d’une équipe de soins primaires dispensant un programme d’ETP coordonné par l’URPS Médecins Libéraux ;
  • ou assure la fonction de coordination depuis au moins 8 ans et sollicite le deuxième renouvellement d’autorisation du programme ; 

Les coordonnateurs répondant à un de ces critères peuvent déroger à la formation à la coordination, mais doivent par ailleurs être formés à la dispensation de l’ETP d’une durée minimale de 40 heures. 
 

A noter :     
Depuis le Règlement Général de Protection des Données (RGPD) de 2018, le régime déclaratif a laissé place à un contrôle a posteriori exercé par la CNIL. La déclaration à la CNIL ne fait plus partie des pièces à joindre au dossier de demande d’autorisation. Pour autant, les responsables de programmes ETP, en tant que responsables de traitement de données, doivent à cette fin respecter un certain nombre d’obligations (voir le cahier des charges en bas de page)

L’autorisation à mettre en œuvre un programme d’ETP est renouvelable pour une durée de 4 ans, sur demande de son titulaire adressée au plus tard quatre mois avant la date d’échéance de l’autorisation en cours, selon la procédure décrite précédemment et au moyen d’un dossier type (cf. documents à télécharger ci-dessous) et de l’évaluation quadriennale (voir ci-après « Evaluer un programme »).
 

L’autorisation préalable de l’ARS doit être sollicitée auprès du DGARS par LRAR au moyen d’un dossier type (cf. documents à télécharger / demandes de modification) en cas de changement relatif : 

  • au coordonnateur (joindre l’attestation de formation à la coordination de l’ETP, à la dispensation de l’ETP le cas échéant) ; 
  • aux sources de financement ; 
  • aux objectifs du programme.

Pour toutes les autres modifications, une simple mention dans le rapport d’activité annuel suffit. 

Une fois autorisé, le programme d’ETP s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue, laquelle est tracée au travers du rapport annuel d’activité, de l’auto-évaluation annuelle et de l’évaluation quadriennale. 

Le rapport d’activité annuel

  • élaboré par l’équipe du programme sous la conduite du coordonnateur
  • transmis à l’ARS et aux autres financeurs du programme pour le 1er mars de l’année n+1
  • permet de vérifier que les modalités de mise en œuvre sont conformes aux termes de l’autorisation et de justifier de la bonne utilisation des éventuels financements alloués à la structure
  • se présente sous la forme d’un questionnaire type à saisir en ligne (lien envoyé par mail au coordonnateur) avec différentes rubriques contenant des indicateurs relatifs au programme, à l’équipe, à l’activité, à la population cible, au financement, à la coordination et à la démarche d’évaluation du programme. (cf: doc à télécharger - rapport d'activité annuel)
     

L’auto-évaluation annuelle 

  • réalisée par l’équipe sous la conduite du coordonnateur
  • destinée à l’équipe dans un objectif d’amélioration des pratiques (pas de transmission à l’ARS)
  • mise à disposition des bénéficiaires du programme, avec les éventuelles actions d’amélioration envisagées à l’issue de cette évaluation
  • repose sur différents indicateurs relatifs à l’activité, aux processus et aux résultats, choisis librement par l’équipe au moment de l’élaboration du programme, en lien avec les objectifs fixés (un panel d’indicateurs existe déjà dans le rapport d’activités annuel et les guides HAS)
  • permet de déterminer les atouts et les faiblesses du programme, d’identifier des marges de progrès et de proposer des actions d’amélioration diverses (pratiques de l’équipe, contenu du programme, organisation, partage d’informations, coordination ...) 

 L’évaluation quadriennale

  • réalisée par l’équipe sous la conduite du coordonnateur
  • accompagne la demande de renouvellement d’autorisation à l’issue de la 4ème année de mise en œuvre du programme 
  • comporte une synthèse des conclusions des évaluations annuelles et des évolutions mises en œuvre depuis l’autorisation initiale, ainsi qu’un bilan des effets positifs et négatifs du programme sur les bénéficiaires, l’équipe et l’intégration dans l’offre de soins 
  • outil d’aide à la décision pour l’ARS dans l’instruction de la demande de renouvellement d’autorisation du programme

Aller plus loin

Financement d’un programme d’ETP

L’autorisation à mettre en œuvre un programme ne vaut pas financement par l'ARS. Seul un programme dispensé en ambulatoire strict (hors hôpital de jour et consultations) est éligible à un financement ARS dans la limite de l’enveloppe dédiée à l’ETP du Fonds d’Intervention Régional (FIR). En effet, les programmes dispensés dans le cadre d’un séjour hospitalier MCO (court, moyen, long séjour, HDJ) sont valorisés par les GHS tandis que la DAF et les prix de journée valorisent l’activité éducative en SSR et psychiatrie.(cf : guide méthodologique contractualisation sur les MIGAC).

Le financement d’un programme est calculé à l’aide de forfaits / patient, sur la base de l’activité n-1 déclarée dans le rapport d’activité. Ces forfaits incluent : un bilan éducatif partagé, des ateliers d’éducation thérapeutique et l’évaluation des compétences acquises. Le montant du forfait / patient est de 250 € lorsque le patient a réalisé 3 à 4 ateliers (individuels ou collectifs) et de 300 € lorsqu’il a suivi 5 à 6 ateliers. La fonction de coordonnateur de programme est également valorisée par ce forfait.

Un forfait de 100 € est alloué en cas d’abandon du programme après la réalisation d’au moins un atelier.

Le programme peut être cofinancé par exemple par des collectivités territoriales, des mutuelles ou encore des entreprises pharmaceutiques. Dans ce dernier cas, il est rappelé à l’article L.1161-4 du CSP qu’il ne peut y avoir de contact direct entre le patient ou son entourage avec ce type d’entreprise ou avec des prestataires de santé dans le cadre de l’éducation thérapeutique, ni de promotion directe de leurs médicaments ou dispositifs.