Procédures de déclaration et d'évaluation des programmes d'ETP

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Depuis le 1er janvier 2021, le régime de déclaration se substitue au régime d’autorisation des programmes d’ETP.

Depuis le 1er janvier 2021, le régime de déclaration se substitue au régime d’autorisation des programmes d’ETP, en application d’une ordonnance du 18 novembre 2020  et d’un décret du 31 décembre 2020 .

L’arrêté du 30 décembre 2020 est le texte de référence concernant le régime déclaratif.

Il comporte :   

  • en annexe I, le cahier des charges national applicable aux programmes d’ETP ;
  • en annexe II, le modèle-type de dossier de déclaration de programme.

Il existe 2 procédures de déclaration :

  • la déclaration initiale ;
  • la déclaration de modification de programme.

Tout dépôt de dossier doit être effectué par voie dématérialisée sur le portail demarches-simplifiees.fr 

Le dépôt des déclarations de programmes est à effectuer par voie dématérialisée sur le portail demarches-simplifiees.fr 

Pour accéder au formulaire de déclaration, il est nécessaire de créer un compte sur demarches-simplifees.fr en indiquant une adresse mail et un mot de passe de 8 caractères au minimum.

ATTENTION : la boîte mail utilisée pour la création du compte étant l’unique destinataire de l’ensemble des informations relatives au dossier (confirmation de dépôt, de passage en instruction et de complétude du dossier), les différents mails de suivi du dossier doivent impérativement être transférés pour information à  l’ensemble des parties prenantes, en particulier la direction de la structure accueillant le programme. 

3 cas de figure possibles :

  • vous possédez déjà un compte sur demarches-simplifIiées.fr : cliquez sur « se connecter » puis renseignez votre e-mail et votre mot de passe de connexion ;
  • vous ne possédez pas de compte et vous souhaitez vous connecter pour la première fois : entrez un e-mail, choisissez un mot de passe et cliquez sur « se connecter » ;
  • vous possédez un compte France Connect : cliquez sur le bouton « France Connect », choisissez un compte de connexion en cliquant sur un des boutons (La Poste, Ameli, etc.), entrez les identifiants liés au compte sélectionné. La redirection vers demarches-simplifiées.fr est automatique.

Une fois le compte créé, un message contenant un lien d’activation est adressé à l’adresse mail renseignée. Cliquez sur le lien d’activation pour valider définitivement votre compte et accéder au formulaire de déclaration.

Le formulaire de déclaration en ligne correspond au dossier de déclaration annexé à l’arrêté du 30 décembre 2020 

Une fois le dossier complété, il vous suffit de cliquer sur « déposer le dossier » pour finaliser votre déclaration.

L’analyse de la complétude des dossiers de déclaration est effectuée par le service prévention intégrée aux soins.

Le dossier est réputé complet si un accusé de réception complet a été délivré via le portail demarches-simplifiees.fr dans le délai de deux mois à compter du dépôt du dossier de déclaration, ou si aucun AR n’a été délivré dans ce délai.   

La déclaration prend effet à compter de la date à laquelle le dossier est réputé complet, sans limite de durée. Aucun renouvellement n’est donc nécessaire. En revanche, la transmission de l’évaluation quadriennale est maintenue (cf. rubrique « évaluer un programme d’ETP »).

Le code de la santé publique prévoit une amende de 30 000 € en cas de mise en œuvre d’un programme sans déclaration préalable (L. 1162-1 CSP).

Un programme qui n’a pas été mis en œuvre dans les douze mois qui suivent sa déclaration ou qui n’est plus mis en œuvre pendant six mois consécutifs est réputé caduque.

La cessation du programme doit être déclarée à la boite ARS-HDF-PPS-PARCOURS@ars.sante.fr dans un délai de trois mois à compter de sa prise d'effet. 

Lorsqu'un programme déclaré ne répond pas aux dispositions du cahier des charges national ou est susceptible de mettre en danger la santé des patients, l’ARS peut ordonner la cessation du programme voire prononcer une amende administrative à l'encontre du ou des professionnels responsables du manquement, après mise en demeure.

A noter
Depuis l’arrêté du 14 janvier 2015, tous les intervenants (professionnels et patients intervenants) doivent être formés à la dispensation de l’éducation thérapeutique, et le coordonnateur, à la coordination de l’ETP. Ces compétences sont attestées par une formation théorique et pratique d’une durée minimale de 40 heures, conforme au référentiel des compétences fixé par l’arrêté du 2 août 2010 modifié et dispensée par un organisme de formation agréé. 

Le décret du 29 décembre 2017 autorise l’ARS HdF à déroger à cette obligation à titre expérimental et pour une durée de 2 ans, pour la formation à la coordination du coordonnateur du programme à condition que ce dernier : 

  • soit représentant d’une association de patients agréée au titre de l’article L. 1114-1 du code de la santé publique
  • ou justifie des compétences de cadre de santé ; 
  • ou intervient au sein d’une équipe de soins primaires dispensant un programme d’ETP coordonné par l’URPS Médecins Libéraux ;
  • ou assure la fonction de coordination depuis au moins 8 ans ;

Cette expérimentation a été prorogée jusqu’au 30 juin 2021 par un décret du 23 décembre 2019 . Les coordonnateurs répondant à un de ces critères peuvent déroger à la formation à la coordination, mais doivent par ailleurs être formés à la dispensation de l’ETP d’une durée minimale de 40 heures. 

    
Par ailleurs depuis le Règlement Général de Protection des Données (RGPD) de 2018, le régime déclaratif a laissé place à un contrôle a posteriori exercé par la CNIL. L’exploitation des données afférentes aux programmes d’ETP ne fait plus l’objet d’une demande d’autorisation CNIL (excepté dans l’hypothèse de traitements de données à des fins de recherche). Pour autant, les responsables de programmes ETP, en tant que responsables de traitement de données, doivent à cette fin respecter un certain nombre d’obligations (voir le cahier des charges en bas de page)

Toute modification du coordonnateur, des objectifs ou des sources de financement du programme doit être notifiée à l’ARS par le dépôt d’une nouvelle déclaration de programme sur le portail demarches-simplifiees.fr

La démarche de notification à l’ARS d’une modification de programme est accessible sous le lien suivant : https://www.demarches-simplifiees.fr/commencer/modification-programme-etp  

Pour toutes les autres modifications, une simple mention dans le rapport d’activité annuel suffit.

 

 

Une fois déclaré, le programme d’ETP s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue, laquelle est tracée au travers du rapport annuel d’activité, de l’auto-évaluation annuelle et de l’évaluation quadriennale. 

Le rapport d’activité annuel

  • élaboré par l’équipe du programme sous la conduite du coordonnateur
  • transmis à l’ARS et aux autres financeurs du programme pour le 1er mars de l’année n+1
  • permet de vérifier que les modalités de mise en œuvre sont conformes aux termes de la déclaration et de justifier de la bonne utilisation des éventuels financements alloués à la structure
  • se présente sous la forme d’un questionnaire type à saisir en ligne (lien envoyé par mail au coordonnateur) avec différentes rubriques contenant des indicateurs relatifs au programme, à l’équipe, à l’activité, à la population cible, au financement, à la coordination et à la démarche d’évaluation du programme.

L’auto-évaluation annuelle 

  • réalisée par l’équipe sous la conduite du coordonnateur
  • destinée à l’équipe dans un objectif d’amélioration des pratiques (pas de transmission à l’ARS)
  • mise à disposition des bénéficiaires du programme, avec les éventuelles actions d’amélioration envisagées à l’issue de cette évaluation
  • repose sur différents indicateurs relatifs à l’activité, aux processus et aux résultats, choisis librement par l’équipe au moment de l’élaboration du programme, en lien avec les objectifs fixés (un panel d’indicateurs existe déjà dans le rapport d’activités annuel et les guides HAS)
  • permet de déterminer les atouts et les faiblesses du programme, d’identifier des marges de progrès et de proposer des actions d’amélioration diverses (pratiques de l’équipe, contenu du programme, organisation, partage d’informations, coordination ...) 

 L’évaluation quadriennale

  • réalisée par l’équipe sous la conduite du coordonnateur 
  • comporte une synthèse des conclusions des évaluations annuelles et des évolutions mises en œuvre depuis l’autorisation initiale / la déclaration, ainsi qu’un bilan des effets positifs et négatifs du programme sur les bénéficiaires, l’équipe et l’intégration dans l’offre de soins 
  • transmise à l’ARS par voie dématérialisée au plus tard 3 mois avant l’issue de la 4ème année de mise en œuvre du programme, à l’adresse ARS-HDF-PPS-PARCOURS@ars.sante.fr

Aller plus loin

Financement d’un programme d’ETP

La déclaration d'un programme ne vaut pas financement par l'ARS. Seul un programme dispensé en ambulatoire strict (hors hôpital de jour et consultations) est éligible à un financement ARS dans la limite de l’enveloppe dédiée à l’ETP du Fonds d’Intervention Régional (FIR). En effet, les programmes dispensés dans le cadre d’un séjour hospitalier MCO (court, moyen, long séjour, HDJ) sont valorisés par les GHS tandis que la DAF et les prix de journée valorisent l’activité éducative en SSR et psychiatrie.(cf : guide méthodologique contractualisation sur les MIGAC).

Le financement d’un programme est calculé à l’aide de forfaits / patient, sur la base de l’activité n-1 déclarée dans le rapport d’activité. Ces forfaits incluent : un bilan éducatif partagé, des ateliers d’éducation thérapeutique et l’évaluation des compétences acquises. Le montant du forfait / patient est de 250 € lorsque le patient a réalisé 3 à 4 ateliers (individuels ou collectifs) et de 300 € lorsqu’il a suivi 5 à 6 ateliers. La fonction de coordonnateur de programme est également valorisée par ce forfait.

Un forfait de 100 € est alloué en cas d’abandon du programme après la réalisation d’au moins un atelier.

Le programme peut être cofinancé par exemple par des collectivités territoriales, des mutuelles ou encore des entreprises pharmaceutiques. Dans ce dernier cas, il est rappelé à l’article L.1161-4 du CSP qu’il ne peut y avoir de contact direct entre le patient ou son entourage avec ce type d’entreprise ou avec des prestataires de santé dans le cadre de l’éducation thérapeutique, ni de promotion directe de leurs médicaments ou dispositifs.